Pengadaan17 Mei 202612 menit baca

Apa Itu Procurement? Pengertian, Proses, dan Manfaatnya

Procurement adalah proses pengadaan yang mencakup lebih dari sekadar membeli. Artikel ini menjelaskan pengertian, tahapan, jenis, masalah umum, dan manfaat mengelola procurement dengan sistem yang terstruktur.

Banyak perusahaan mengelola pengadaan hanya lewat email dan spreadsheet. Prosesnya berjalan, tetapi sulit diaudit, rawan kesalahan, dan tidak memberi visibilitas atas pengeluaran secara keseluruhan.

1. Pengertian Procurement

Procurement adalah proses yang digunakan perusahaan untuk mendapatkan barang, jasa, atau bahan baku yang dibutuhkan dalam operasional bisnis. Proses ini dimulai dari identifikasi kebutuhan dan berakhir pada pembayaran kepada pemasok.

Dalam konteks bisnis Indonesia, istilah procurement sering digunakan bersamaan dengan istilah pengadaan atau pembelian. Namun ketiganya memiliki cakupan yang berbeda, terutama dari sisi tanggung jawab dan kompleksitas proses.

Definisi Singkat

Procurement adalah rangkaian proses pengadaan yang mencakup perencanaan kebutuhan, seleksi vendor, negosiasi, pembuatan order, penerimaan barang, verifikasi dokumen, dan pembayaran. Tujuannya adalah mendapatkan barang atau jasa yang tepat, dengan harga yang wajar, dari vendor yang andal, pada waktu yang dibutuhkan.

Procurement bukan hanya fungsi administrasi. Untuk perusahaan dengan volume pengadaan tinggi, procurement yang terkelola dengan baik berdampak langsung pada biaya operasional, kelancaran produksi, dan akurasi laporan keuangan.

2. Procurement vs Purchasing

Dua istilah ini sering dianggap sama, padahal cakupannya berbeda. Purchasing adalah bagian dari procurement, bukan keseluruhan proses.

Aspek	Purchasing	Procurement
Cakupan	Transaksi pembelian	Seluruh siklus pengadaan
Fokus	Harga terbaik per transaksi	Total value dari hubungan vendor
Aktivitas utama	PO, pembayaran, penerimaan	Perencanaan, seleksi vendor, kontrak, evaluasi
Orientasi waktu	Jangka pendek per transaksi	Jangka panjang, hubungan strategis
Keterlibatan	Tim pembelian	Lintas departemen: finance, operasional, legal

Perusahaan kecil dengan volume pembelian rendah cukup mengelola purchasing secara sederhana. Perusahaan yang lebih besar atau yang bergantung pada bahan baku strategis perlu mengelola procurement secara menyeluruh.

3. Jenis-Jenis Procurement

Procurement dibedakan berdasarkan jenis kebutuhan dan sifat hubungan dengan pemasok. Dua klasifikasi yang paling umum digunakan dalam konteks bisnis adalah berdasarkan objek pengadaan dan berdasarkan sifat kebutuhan.

Berdasarkan Objek Pengadaan

Direct Procurement

Pengadaan bahan baku, komponen, atau barang yang langsung masuk ke dalam produk atau proses produksi. Contoh: bahan baku pabrik, komponen elektronik, kemasan produk.

Indirect Procurement

Pengadaan barang atau jasa pendukung operasional yang tidak masuk ke dalam produk. Contoh: alat tulis kantor, peralatan IT, layanan kebersihan, jasa konsultasi.

Berdasarkan Sifat Kebutuhan

Strategic Procurement

Pengadaan untuk kebutuhan berulang dan bernilai besar. Melibatkan negosiasi kontrak jangka panjang dan manajemen hubungan vendor secara aktif.

Tactical Procurement

Pengadaan untuk kebutuhan mendesak atau tidak berulang. Prosesnya lebih cepat tetapi biasanya dengan harga yang tidak seoptimal strategic procurement.

4. Tahapan Proses Procurement

Proses procurement yang terstruktur terdiri dari beberapa tahap yang saling terhubung. Setiap tahap menghasilkan dokumen yang menjadi dasar untuk tahap berikutnya.

Identifikasi Kebutuhan

Departemen terkait mengidentifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan, termasuk spesifikasi, jumlah, dan estimasi waktu pengiriman yang diperlukan.

Purchase Request (PR)

Tim operasional membuat permintaan pembelian resmi. Dokumen ini mencatat detail kebutuhan dan dikirim ke tim pengadaan untuk ditindaklanjuti.

Persetujuan Anggaran

PR diperiksa oleh manajer atau tim keuangan. Persetujuan memastikan pembelian sesuai dengan anggaran yang sudah direncanakan.

Permintaan Penawaran (RFQ)

Tim pengadaan menghubungi vendor terpilih untuk meminta penawaran harga. Untuk pembelian bernilai besar, proses ini bisa mencakup tender formal.

Evaluasi dan Negosiasi

Penawaran dari beberapa vendor dibandingkan berdasarkan harga, kualitas, waktu pengiriman, dan rekam jejak. Negosiasi dilakukan sebelum keputusan final.

Purchase Order (PO)

Setelah vendor dipilih, PO dibuat dan dikirimkan. PO adalah dokumen legal yang mengikat antara perusahaan dan vendor.

Penerimaan Barang (GR)

Barang yang datang diperiksa sesuai spesifikasi dalam PO. Tim gudang membuat Good Receipt (GR) sebagai bukti penerimaan.

Verifikasi Invoice

Invoice dari vendor dicocokkan dengan PO dan GR. Proses ini disebut three-way matching dan memastikan pembayaran hanya dilakukan untuk barang yang sudah diterima.

Pembayaran

Setelah verifikasi selesai, pembayaran diproses oleh tim keuangan sesuai termin yang disepakati dalam PO atau kontrak.

Catatan tentang Three-Way Matching

Three-way matching adalah pencocokan antara tiga dokumen: Purchase Order, Good Receipt, dan Invoice vendor. Proses ini adalah kontrol dasar untuk mencegah pembayaran atas barang yang belum diterima atau yang tidak sesuai spesifikasi.

5. Masalah Umum Pengadaan Manual

Perusahaan yang masih mengelola procurement secara manual, lewat spreadsheet atau email, umumnya menghadapi masalah yang sama. Masalah ini tidak selalu terlihat jelas sampai volume transaksi bertambah atau ada audit internal.

PR dan PO tidak sinkron

Purchase request dibuat di satu tempat, PO di tempat lain. Tidak ada cara mudah untuk memverifikasi apakah setiap PR sudah ditindaklanjuti.

Persetujuan lambat dan tidak tercatat

Approval lewat WhatsApp atau email sulit dilacak. Tidak ada riwayat siapa yang menyetujui, kapan, dan dengan dasar apa.

Duplikasi pembayaran

Invoice yang sama bisa dibayar dua kali jika tidak ada sistem verifikasi otomatis antara PO, penerimaan barang, dan invoice.

Tidak ada kontrol anggaran real-time

Komitmen pengeluaran dari PO yang sudah dibuat tidak langsung terlihat di laporan keuangan. Overspending baru diketahui saat rekonsiliasi akhir bulan.

Evaluasi vendor tidak terstruktur

Pemilihan vendor bergantung pada kebiasaan atau preferensi personal. Tidak ada data kinerja vendor yang tercatat secara sistematis.

Audit sulit dilakukan

Dokumen tersebar di email dan folder lokal. Saat ada pemeriksaan, rekonstruksi jejak transaksi membutuhkan waktu lama.

Masalah-masalah ini tidak hilang begitu saja saat bisnis tumbuh. Sebaliknya, dampaknya semakin besar seiring dengan bertambahnya volume transaksi dan jumlah vendor.

6. Manfaat Sistem Procurement Digital

Sistem procurement digital, baik yang berdiri sendiri maupun terintegrasi dalam ERP, memberikan perubahan yang konkret pada cara perusahaan mengelola pengadaan.

Aspek	Pengadaan Manual	Sistem Digital
Pembuatan PR	Form fisik atau email	Form digital dengan status real-time
Persetujuan	WhatsApp / email, tidak tercatat	Alur approval otomatis dengan notifikasi
Three-way matching	Manual, rawan terlewat	Otomatis, sistem memblokir jika tidak cocok
Kontrol anggaran	Diketahui saat akhir bulan	Sisa anggaran terlihat real-time
Audit trail	Sulit ditelusuri	Setiap perubahan tercatat otomatis
Laporan vendor	Tidak ada atau dibuat manual	Otomatis dari data transaksi

Manfaat terbesar biasanya dirasakan di dua area: kecepatan proses persetujuan dan akurasi kontrol anggaran. Kedua area ini langsung memengaruhi kas dan hubungan dengan vendor.

7. Procurement dalam Sistem ERP

Dalam sistem ERP, modul procurement tidak berdiri sendiri. Modul ini terhubung langsung dengan modul inventory, accounting, dan manajemen vendor.

Saat purchase order dibuat, sistem ERP secara otomatis mencatat komitmen pengeluaran di modul keuangan. Saat barang diterima, stok diperbarui di modul inventory. Saat invoice diverifikasi, jurnal akuntansi dibuat tanpa entri manual.

Alur Integrasi Procurement dalam ERP

PR dibuat→Approval otomatis→PO terkirim→GR diverifikasi→Invoice dibayar→Jurnal otomatis

Integrasi ini menghilangkan kebutuhan untuk memasukkan data yang sama di beberapa sistem. Satu transaksi pengadaan secara otomatis memperbarui stok, anggaran, dan catatan akuntansi secara bersamaan.

Untuk informasi lebih lanjut tentang modul procurement dalam ERP dan fitur-fitur spesifiknya, lihat halaman modul procurement SAKA. Atau jika Anda sedang mengevaluasi pilihan software, baca juga perbandingan software procurement terbaik Indonesia.

8. Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa itu procurement?

Procurement adalah proses pengadaan barang, jasa, atau bahan baku yang dibutuhkan perusahaan. Proses ini mencakup perencanaan kebutuhan, seleksi vendor, negosiasi, pembuatan purchase order, penerimaan barang, hingga pembayaran kepada pemasok.

Apa perbedaan procurement dan purchasing?

Purchasing hanya mencakup kegiatan membeli: pembuatan PO dan transaksi pembayaran. Procurement lebih luas: mencakup perencanaan kebutuhan, seleksi vendor, negosiasi, manajemen risiko pasokan, dan evaluasi kinerja vendor secara berkelanjutan.

Apa saja tahapan proses procurement?

Tahapan procurement meliputi: identifikasi kebutuhan, pembuatan purchase request, persetujuan anggaran, permintaan penawaran ke vendor, evaluasi dan negosiasi, pembuatan purchase order, penerimaan barang, verifikasi invoice (three-way matching), dan pembayaran.

Apa manfaat sistem procurement digital?

Sistem procurement digital memberikan visibilitas atas seluruh proses pengadaan, mempercepat proses persetujuan, mengurangi kesalahan input, memudahkan audit, dan membantu perusahaan mengontrol pengeluaran secara real-time.

Apakah procurement bisa dikelola tanpa software khusus?

Bisa, tapi hanya efektif untuk volume transaksi kecil. Begitu jumlah PO dan vendor bertambah, proses manual lewat spreadsheet mudah menghasilkan kesalahan dan keterlambatan. Pada skala itu, software procurement memberikan penghematan waktu dan kontrol yang signifikan.

Apa itu three-way matching dalam procurement?

Three-way matching adalah pencocokan otomatis antara tiga dokumen: Purchase Order (PO), Good Receipt (GR), dan Invoice vendor. Pembayaran hanya diproses jika ketiga dokumen cocok dalam jumlah, harga, dan spesifikasi. Ini adalah kontrol dasar untuk mencegah pembayaran ganda atau pembayaran atas barang yang tidak sesuai.

Procurement yang Terkontrol dari PR sampai Pembayaran

Modul procurement SAKA dirancang untuk mengikuti alur kerja spesifik perusahaan Anda. Dari purchase request, multi-level approval, three-way matching, hingga integrasi akuntansi otomatis.

Jadwalkan Demo Lihat Modul Procurement

← Semua artikel Software Procurement Terbaik →