Cegah Kecurangan dengan Kontrol Akses yang Jelas

Kecurangan jarang terjadi karena satu orang jahat. Lebih sering karena sistem yang memberi celah dan tidak ada kontrol yang jelas.

Banyak bisnis kehilangan uang tanpa sadar. Selisih kas kecil, pengurangan stok yang tidak masuk akal, atau diskon yang tidak tercatat. Sistem ERP membantu memetakan alur kerja agar setiap transaksi bisa ditelusuri, dan setiap akses dibatasi sesuai tanggung jawabnya.

1. Pisahkan Tugas Agar Tidak Ada Akses Penuh

Risiko terbesar muncul saat satu orang bisa melakukan banyak hal sekaligus: membuat transaksi, mengubah harga, dan menutup laporan. Ini membuka ruang manipulasi.

ERP membagi peran secara jelas. Contohnya, tim penjualan hanya bisa membuat pesanan, tim gudang hanya bisa konfirmasi pengeluaran barang, dan tim keuangan hanya bisa menyetujui pembayaran. Pemisahan tugas ini membuat kecurangan sulit dilakukan tanpa terdeteksi.

2. Catat Jejak Perubahan Data

Perubahan harga, diskon, atau retur yang tiba-tiba harus bisa dilacak. Tanpa catatan perubahan, Anda tidak tahu siapa yang mengubah data dan kapan.

ERP menyimpan jejak audit. Setiap perubahan memiliki nama pengguna, waktu, dan alasan. Ini membuat tim lebih berhati-hati dan memberi Anda bukti jika terjadi penyimpangan.

3. Gunakan Persetujuan Berlapis untuk Transaksi Besar

Transaksi di atas nilai tertentu perlu persetujuan tambahan. Tanpa ini, satu keputusan bisa berdampak besar pada arus kas dan stok.

ERP dapat memaksa alur persetujuan. Misalnya, diskon di atas 10% harus disetujui manajer. Pengeluaran kas di atas Rp 50.000.000 harus disetujui direktur. Aturan ini mengurangi transaksi yang tidak wajar.

4. Rekonsiliasi Kas dan Stok Secara Rutin

Kecurangan sering bersembunyi di selisih kecil yang dibiarkan terlalu lama. Jika stok dan kas tidak direkonsiliasi, selisih akan menumpuk dan sulit ditelusuri.

ERP membantu rekonsiliasi lebih cepat. Data penjualan, penerimaan barang, dan pembayaran ada di satu tempat. Anda bisa membandingkan catatan sistem dengan kondisi fisik tanpa menunggu akhir bulan.

5. Pantau Pola Transaksi Tidak Wajar

Kecurangan jarang terjadi dalam satu transaksi besar. Biasanya terjadi dalam pola kecil yang berulang.

ERP memungkinkan Anda memantau pola: pelanggan tertentu selalu mendapatkan diskon tinggi, pengembalian barang yang sering terjadi, atau transaksi di luar jam kerja. Dengan data yang lengkap, Anda bisa mengambil tindakan lebih cepat.

Kesimpulan

Kontrol akses yang jelas, jejak audit yang rapi, dan alur persetujuan yang tepat akan menutup sebagian besar celah kecurangan. Semua ini bisa berjalan otomatis saat proses bisnis sudah terintegrasi.

Jika Anda ingin memulai dari langkah sederhana, audit akses pengguna dan kebiasaan persetujuan transaksi. Dari sana, Anda bisa menilai bagian mana yang paling butuh perbaikan.